D efinicja: Praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Rozróżnia się:

• Pracę zdalną całkowitą – pracę świadczoną wyłącznie poza miejscem stałego jej wykonywania wynikającym z umowy o pracę (100 % czasu pracy zdalnie),
• Pracę zdalną częściową (hybrydową) – pracę świadczoną częściowo w miejscu stałego jej wykonywania wynikającego z umowy o pracę, a częściowo poza nim (w niektórych dniach, przez czas określony, w niektórych godzinach),
• Okazjonalną pracę zdalną – szczególny rodzaj pracy zdalnej. Praca świadczona każdorazowo na wniosek Pracownika, poza miejscem jej stałego wykonywania wynikającym z umowy o pracę, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Jak dochodzi do pracy zdalnej?

1. na podstawie uzgodnienia pracodawcy i pracownika

• na wniosek pracownika
• z inicjatywy pracodawcy

Pomimo, że temat pracy zdalnej może zainicjować pracodawca lub pracownik – musi w takim wypadku dość do uzgodnienia (porozumienia). Nie jest możliwe dyskryminowanie pracownika w powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy jej wykonywania. Mówiąc wprost, oby dwie strony (pracodawca i pracownik) muszą zgodzić się na wykonywanie pracy zdalnej.

ALE ….. jest jeden wyjątek:

Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek:

1. pracownika – małżonka albo pracownika – rodzica dziecka w fazie prenatalnej, w przypadku ciąży powikłanej,
2. pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu
3. pracownika – rodzica:

• dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
• dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,

4. pracownicy w ciąży,
5. pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
6. pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,

!!! chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Pracownik składa wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej.

Zmiana miejsca wykonywania pracy zdalnej wymaga każdorazowo zgody pracodawcy.

Wykonywanie pracy zdalnej w innym niż uzgodnione i zaakceptowane przez pracodawcę miejscu, może stanowić ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

2. na podstawie polecenia pracodawcy w ściśle określonych przypadkach:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

!!! jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

3. Na wniosek pracownika o okazjonalną pracę zdalną

Ten rodzaj pracy zdalnej ma w swym założeniu funkcjonować trochę jak urlop na żądanie. Jeżeli pracownik złoży wniosek o okazjonalną pracę zdalną, pracodawca nie ma właściwie możliwości mu odmówić. W ciągu roku kalendarzowego przysługują 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej. Pracownik nie musi we wniosku wskazywać tej „okazji” czyli przyczyny dla której chce pracować w danym dniu zdalnie.

ALE … do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się większości regulacji zawartych w kodeksie pracy, w tym w szczególności Pracodawca nie ma żadnych obowiązków względem takiego pracownika. Przede wszystkim nie jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu oraz pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, a jednocześnie zachowuje swoje uprawnienia do kontroli pracownika.

Pracownik składa wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej.

Z prawa do okazjonalnej pracy zdalnej może skorzystać także pracownik, który wykonuje pracę zdalną częściową (hybrydową), w dni w których według rozkładu powinien pracować w miejscu stałego jej wykonywania wynikającym z umowy o pracę.

Uzgodniliśmy pracę zdalną. Co dalej?

Obowiązki Pracodawcy:

1. Pracodawca zapewnia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej lub jeżeli ich nie zapewni – wypłaca ekwiwalent.

Wskazać należy, iż zgodnie z przeważającą częścią poglądów, wyposażenie miejsca pracy, w szczególności takie jak biurko, krzesło czy lampa biurowa nie stanowią materiałów i narzędzi pracy, do których zapewnienia jest zobligowany pracodawca.

2. Pracodawca zapewnia instalację, serwis i konserwację powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrywa niezbędne koszty z tym związane.
3. Pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych (np. internet).

Nie ma wątpliwości, że wykonywanie pracy zdalnej zwiększa wysokość rachunków za zużycie prądu po stronie pracownika, co wymaga odpowiedniej rekompensaty.

Problem pojawia się z usługami telekomunikacyjnymi i nie ma w doktrynie jednolitego poglądu w tym zakresie. Wydaje się, że najbardziej optymalnym rozwiązaniem byłoby każdorazowo, w trakcie uzgadniania pracy zdalnej, pobrać od Pracownika oświadczenie/ formularz, w którym wskaże jakie warunki techniczne ma zapewnione, a jakie wymagają zapewnienia ze strony pracodawcy. Może bowiem się okazać, że pracownik ma w domu już prywatne łącze internetowe (np. nielimitowane o odpowiedniej prędkości) i w razie wykonywania pracy zdalnej koszty nie powstaną, nie będzie w budżecie pracownika dodatkowego wydatku. pracodawca byłby jedynie zobowiązany do pokrycia kosztów w przypadku konieczności zwiększenia prędkości Internetu, albo zwiększenia jego limitu.

W kodeksie pracy nie ma słowa o konieczności zwrotu pracownikowi, przez pracodawcę podwyższonych kosztów zużycia wody, ogrzewania czy też zapewnienia tzw. socjalu czyli kawy, herbaty, wody.

4. Pracodawca zapewnia niezbędne przeszkolenie pracownika w zakresie obsługi oprogramowania oraz środków łączności przed przystąpieniem Pracownika do pracy zdalnej.
5. Pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych, ocenę ryzyka zawodowego oraz instrukcję BHP dla pracowników wykonujących pracę zdalną.
6. Pracodawca może w porozumieniu z pracownikiem zobowiązać się do pokrywania innych jeszcze kosztów, których nie przewiduje kodeks pracy.

Zamiast ekwiwalentu za użycie własnych narzędzi pracy, a także zamiast pokrycia kosztów zużycia prądu i usług telekomunikacyjnych, pracodawca może wypłacać pracownikowi ryczałt.

ekwiwalent = równowartość zużycia własnych narzędzi

pokrycie kosztów = równowartość zużycia mediów

ryczałt = przewidywane koszty ponoszone przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej

W porozumieniu z pracownikiem, pracodawca ustali ich wysokość lub chociażby wskaże zasady, na podstawie których będzie ją ustalał.

!!! Pracownikowi wykonującemu okazjonalną pracę zdalną, nie przysługuje zwrot kosztów ani ekwiwalent z tytułu pracy zdalnej.

Prawa Pracodawcy:

• Przeprowadzanie kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika,
• Przeprowadzanie kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• Przeprowadzanie kontroli w zakresie przestrzegania wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Istnieje także wątpliwość jak należy traktować podróż pracownika pomiędzy miejscem wykonywania pracy zdalnej, a miejscem pracy stałej, wynikającym z umowy o pracę. Osobiście skłaniam się ku stanowisku, iż podróż taka nie stanowi podróży służbowej i pracownikowi nie przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą.

Zamiast indywidualnego porozumienia z pracownikiem, pracodawca może wprowadzić w zakładzie pracy, regulamin pracy zdalnej, w którym ureguluje wszelkie niezbędne kwestie. Regulamin będzie miał zastosowanie do tych pracowników, którzy zostaną nim objęci bowiem pracodawca może wskazać wyłącznie grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną.

Rzeczą podstawową i chyba dla wszystkich oczywistą jest, że przepisy te mają zastosowanie wyłącznie do umów zawartych w reżimie kodeksu pracy, a więc przede wszystkim umów o pracę. Regulacje te nie mają zastosowania do umów cywilnoprawnych, choć nie jest wykluczone aby strony takich umów zawarły analogiczne lub podobne rozwiązania.

radca prawny
Marta Kreft-Kopicka